Mi az a protokollkommunikáció, és miért fontos a mindennapi életben?

A kommunikáció a mindennapi élet része, ide tartozik a protokollkommunikáció is, amit érdemes minden embernek elsajátítania.

Minden nap beszélgetünk másokkal, üzeneteket írunk, bemutatkozunk, vagy éppen hivatalos ügyeket intézünk. Nem mindegy azonban, hogyan tesszük mindezt. A protokollkommunikáció olyan viselkedési és kommunikációs szabályok összessége, amelyek segítenek abban, hogy különböző hivatalos vagy úgynevezett formális helyzetekben udvariasan, tisztelettel és hatékonyan kommunikáljunk egymással.

Maga, a protokoll szó eredetileg a diplomáciai világból származik, ahol pontos szabályok határozzák meg, hogyan kell viselkedni hivatalos eseményeken, vagy például tárgyalásokon. Ma már a protokollkommunikáció fogalma sokkal tágabb körben értelmezhető, jelen van az üzleti életben, az intézmények működésében, de akár a hétköznapi kommunikációs szituációkban is. A protokollkommunikáció tulajdonképpen az udvarias, kulturált és az adott helyzethez illő kommunikáció formája.

Ide tartoznak azok a szabályok és szokások, amik meghatározzák például, hogyan szólítunk meg valakit, hogyan mutatkozunk be, hogyan írunk hivatalos levelet, vagy hogyan viselkedünk megfelelően egy rendezvényen. Szóval ide soroljuk a hivatalos levelek megírását, a helyes és tiszteletteljes megszólításokat, a tárgyalási és üzleti kommunikációt, de az sem mindegy, hogy hogyan köszönünk, vagy öltözködünk egy hivatalos helyen megjelenve, vagy akár csak a munkánk során. Az sem mindegy, hogy mennyire udvarias a viselkedésünk, ebbe az is beletartozik, hogy a különböző nemzetiségű emberek szokásait is figyelembe vesszük viselkedésünk során. A szabályok azért alakultak ki, hogy megkönnyítsék az emberek közötti együttműködést, és elkerüljék a félreértéseket vagy a kellemetlen helyzeteket.

Egy jól megfogalmazott e-mail, egy udvarias bemutatkozás vagy egy megfelelő megszólítás sokszor meghatározza az első benyomást a másik félben rólunk. Nyugodtan mondhatjuk, helyes használata segíti a világos és tiszteletteljes kommunikációt. Ha mindenki ismeri az alapvető szabályokat, könnyebb megérteni egymást, és csökken a félreértések esélye. Továbbá javítja a személyes és szakmai megítélést, mivel aki udvariasan, kulturáltan és magabiztosan kommunikál, arról általában pozitív benyomás alakul ki. Végül pedig segíti a kapcsolatépítést, mivel egy jól sikerült bemutatkozás vagy egy megfelelő hangvételű beszélgetés könnyebbé teszi a szakmai és társas kapcsolatok kialakítását. Rengeteg lehetőség van arra, hogy ezeket a szabályokat megtanulhassuk, akár szakami napokon, akár iskolában, vagy csak a világhálót böngészve is találunk szakmai leírásokat.

A protokollkommunikáció elsőre nehéznek tűnhet, de ha megtanuljuk az alapvető szabályokat, akkor ezzel a magabiztos, udvarias és megfelelő kommunikációval hivatalos közegekben is képesek leszünk helytállni.