A jó prezentáció alapjai és előadása

Prezentációkészítéssel és annak előadásával szinte minden ember találkozik az élete során. Eleinte mindenki izgul, majd szép lassan belejövünk a dolgokba. Ha ironikusan akarjuk megfogalmazni, akkor a prezentáció olyan tűzpróba, amin szinte mindenkinek át kell esnie az élete során. Az alábbi cikkben arra kaphatunk választ, hogy milyen szempontokat érdemes figyelembe venni egy prezi elkészítése és előadása során.

A legfontosabb egy prezentáció során az alapvető cél meghatározása, s annak a kijelölése, hogy pontosan miről szóljon. A küldőnek kell meggyőződnie arról, hogy a kommunikáció tartalma megfelelő-e. Ha már rosszul határozzuk meg a végső célt, akkor a tartalom ezerfelé ágazhat, terjengőssé válik az előadás, és széttartanak az elmondott gondolatok.

Ezerféle közönség

Prezik előadásánál a közönség ezerféle lehet, és alapszabály, hogy mindig a hallgatóság többségére kell fókuszálni. Elképzelhető, hogy bizonyos helyzetekben egy vezető is részt vesz egy eseményen, – viszont ilyenkor legtöbbször ő tanulási, megfigyelési szándékkal van ott, esetleg formalitásból vesz részt, emiatt – a prezentációt sohasem érdemes csak egy magasabb rangú emberre kihegyezni. Ha egy olyan közönségnek adunk elő, akiket előzetesen ismerünk, akkor előnyt jelent, hogy ha ismerünk közös kapcsolódási pontokat, ismereteket.

Emellett tudni kell, hogy vegyes, vagy egynemű a hallgatóság, milyen korúak, milyen (kulturális) hagyományaik vannak, és ez hogyan kapcsolódik az előadóhoz. Tudnunk kell a prezentációnk hátterét olyan szempontból is, hogy egyedül, vagy esetleg egy konferencia részeként adunk elő és, hogy milyen mögöttes üzenetet kívánunk átadni. Mindezek segíthetnek közös kapcsolódási pontot is találni a közönséggel.

A vizualitás fontossága

Egy teljes prezentációt csupán felolvasni, vagy papírból tartani mesterkélt hatású. Rövid jegyzetek, szavak felírása sokat segíthet, viszont a szó szerinti szöveg felolvasása gyakori hiba, és mesterkéltté teszi az előadást. A kivetített szöveget mindig érdemes kiegészíteni valamilyen plusz információval, gondolattal, és mindig próbáljuk a gondolatainkat fejből előadni a papírról történő felolvasás helyett.

Ha egy prezentációval a meggyőzés a célunk, és nem feltétlenül egyetemi, vagy iskolai környezetben készül, akkor a megfelelő vizuális eszközök nagyon fontosak. Olyan érveket, folyamatokat és ötleteket illusztrálhatnak, amelyeket túl nehéz szóban elmagyarázni. Fokozhatják az érdeklődést és a változatosságot, megteremthetik a megfelelő hangulatot, és hatásuk lényegesen tovább tart, mint a szavaké. Valamint az előadó a legfontosabb vizuális eszköz, emiatt mindig figyelni kell a megjelenésre, és az öltözködésre. Jól elhelyezett grafikonok, diagramok, rövid szlogenek, idézetek, egy ütős kezdő dia mind-mind pozitív vizuális elemek. Ezzel szemben a túl sok szöveg, a rendezetlenség, a hiányzó magyarázatok, és a rossz színkezelés negatív elemek, és rosszul hatnak a tartalom befogadására.

Kötelező próba!

A próba a sikeres prezentáció feltétele, s alkalmas arra, hogy teszteljük magunkat egy nem túlságosan fenyegető közönség előtt. Így oldható az idegesség és saját magunk számára is ismerőssé tesszük a mondanivalót. A próba segít abban is, hogy felismerjük a saját hibáinkat, ügyetlen megfogalmazásokat. Sajnos a közönség előtti próba nem mindig kivitelezhető, viszont otthoni körülmények között mindenképp érdemes többször is előadni a prezentációt, ezzel önmagunkat segítve.

Emellett több előadó esetén is rendkívül fontos a résztvevők összehangoltsága. Gyakori hiba, hogy mindenki csak azt tartja szem előtt, hogy az ő része tökéletes legyen, de nem figyel a többiekre. Emiatt hiába az egyének jó előadása, az összkép szétcsúszik. A próbához hozzátartozik az is, hogy a hangunkra is figyelni kell. Fontos, hogy a hangunk még az elmondottak végén is megfelelően szóljon, valamint figyeljünk az „őőő”-zésre, és próbáljunk érdeklődéssel, előremutató mondatokkal előadni.

A közönség a legjobb a visszajelző

A prezentáció által keltett hatásnak csupán kis része függ a szavaktól, az összes többi az imázs, a testbeszéd, az öltözék, a hangszín, és az első benyomás függvénye. A gyakorlatban szűk egy perc alatt kialakul, hogy mit gondolnak rólunk, ezért ha rossz benyomást keltünk, azt csak rendkívül nehéz, kemény munkával tudjuk megváltoztatni.

Érdemes mosollyal kezdeni, mivel senki sem hallgat szívesen egy rosszkedvű előadót, persze a mosoly mindig függ a témától, tehát egy alapvetően drámai témánál a folyamatos mosolygás, vigyorgás furcsának hat, és az előadó bizonytalanságát mutatja. Fontos, hogy ne próbálkozzunk humorral olyan közönségnél, amelyik nem reagál rá. Egy munkahelyi prezentáció során pedig a közönség olyan ötleteket vár, melyek segítségére lehetnek, s hozzájárulhatnak a fejlődéshez. Szeretnék, hogy ez az idő élvezetesen teljen, élményt nyújtson. Ezzel szemben egy gimnáziumi, vagy egyetemi előadásnál a tartalmi pontosság a legfontosabb.

A kérdések rész mindig kritikus. Ha rosszul, vagy esetlenül válaszoljuk meg a kérdéseket, akkor egész addig munkánkat lerombolhatjuk. Alapvető szabály, hogy minden kérdést vegyünk komolyan és örüljünk neki. Persze kivétel, hogy ha egy kérdés szándékosan viccből érkezik. Ha szükséges ismételjük el a kérdést, így a hallgatóság azon része is hallja, akik éppen azzal voltak elfoglalva, hogy milyen kérdést tegyenek fel nekünk, vagy éppen nem figyeltek. Fontos, hogy csak a kérdésre válaszoljunk, és ne kezdjünk el a kérdéstől eltérő témáról beszélni. Valamint nagyobb közönség esetén mindig érdemes meghatározni, hogy mikor lehet kérdezni, ez pedig a gyakorlatban az előadás végét jelenti, hiszen ezzel nem zavarjuk meg az előadót és tiszteletet adunk neki.

A prezentáció utóélete

A prezentációk általában nem érnek véget azzal, amikor befejeztük azt és megválaszoltuk a kérdéseket. Például az üzleti életben a jó szereplések egyfajta befolyást is jelenthetnek. Ha valaki ért ahhoz, hogy hogyan kommunikáljon egy adott közönséggel, az egy idő után fel fog tűnni a közönségnek, és az előadó környezetének is. Iskolai környezetben pedig egy-egy prezentáció után szinte mindig van valamilyen visszajelzés az osztálytársak, és a tanár részéről is.

Összességében „ütős” kezdés után a tények és előnyök lényeges bemutatása következik, s végül egy jól megjegyezhető összefoglalás, amely után a hallgatóság úgy érzi, hogy megértette az anyagot, vagy éppen, hogy: most azonnal cselekednie kell. A prezentáció útján megtanulhatjuk, hogy hogyan kell másokkal – egyénekkel, egy társasággal, vagy egy nagyobb hallgatósággal – megértetni a gondolatainkat, elképzeléseinket. Lényeges, hogy nem csak a kommunikációnk fejlődik ezáltal, hanem így tudjuk megtanulni a saját gondolataink átadását. Technikai szempontból a legfontosabb, hogy miként „csomagoljuk be” mondanivalónkat, hiszen minél több érzékszervet szólítunk meg, annál hatásosabbak lehetünk.

Emellett egyértelmű, hogy más vizuális eszközökkel kell készülni egy munkahelyi, vagy éppen egy egyetemi prezentációra, és az elsődlegesen meghatározott cél is fontos a tartalom szempontjából, valamint ne feledjük, hogy a legfontosabb vizuális eszköz maga az előadó. A spontán, rögtönzött megjegyzések, és a személyes történetek mindig eredetibbek, mint az erőltetett szakállas viccek.

A másokkal való beszéddel az önbizalom is megerősödik és megváltozik, barátságosabb lesz az egyéniségünk. Használjuk ki az időt egy-egy előadás során, így önmagunknak is időt adunk gondolkodni. Sietség helyett pedig próbáljunk minél több érzékszervet megszólítani, és minél jobban előadni a saját gondolatainkat!