Az időpazarlás 5 lehetséges és észrevétlen módja

Mindannyian pazaroljuk az időnket, de az időpazarlás a munkahelyen különösen fájdalmas lehet. Legújabb kutatások szerint az alkalmazottak túlnyomó többsége elismeri, hogy 30 percet vagy még annál is többet veszteget el naponta munkaidejéből, sőt 4 százalékuk a munkanap felét, illetve még többet is elpazarol munkaidejéből.

Sajnos az időpazarlás leggyakrabban nagyon is alantas és becsapós, mivel egészen addig észrevehetetlen marad, amíg már túl késő tenni ellene.

Mi a megoldás?

· a tudatosság növelése

· az időpazarlás gyökerének a nyomon követése

· hiányosságaink felismerése, beismerése és korrigálása

1. Munkahelyi rituálék, megszokások

Mindnyájunknak megvannak a saját megszokott (pót)cselekvéseink munkaidő alatt: kisebb rutinok, amiket minden egyes napon észrevétlenül megejtünk. Ezek között még akár produktív tevékenységek, de teljesen felesleges tettek is előfordulhatnak. Megtörténhet, hogy a vizes tartálynál körözünk egy kicsit, esetleg a munkaidő elején 15 is percet rászánunk az udvariassági csevejekre, vagy 20 perces hírolvasással indítjuk a napot. A veszélyt az okozhatja, ha nem veszünk arról tudomást arról, hogy időnket ezekkel a rituálékkal ütjük el. A hírek olvasása és a szünetek nem mindig szükségszerűen rosszak, viszont a hatékonyságot jelentős mértékben le tudják tompítani.

2. Megzavarások

Beszámolók szerint a különféle figyelemelterelő és megzavaró tevékenységek az időveszteség fő okai. A legtöbbünk könnyen felismeri ezeket a nyilvánvaló, felszínes, figyelmünket elterelő dolgokat – például, mint amikor ahelyett, hogy egy kemény probléma megoldására összpontosítanánk, megnézzük a Facebook fiókunkat vagy vásárolunk valamit egy weboldalról két feladat között. Bár mindezeket könnyű felismerni, úrrá lenni rajtuk már annál nehezebb. Általában jó stratégia lehet az, ha lekapcsolódunk az internetről (vagy egyéb hasonló forrásról) és későbbre halasztjuk ezeket a tevékenységeket.

Onnan tudhatjuk meg, hogy szenvedünk ezektől a figyelem elterelő manőverektől, ha megvizsgáljuk kicsit magunkat ezen e téren. Bajt jelenthet, ha úgy gondoljuk, hogy mindezek nem is terelik el a figyelmünket a munkától, nem is tartanak fel. Erre jó példa lehet, ha rendszerint úgy érezzük, hogy rögtön meg kell néznünk a felugró, éppen érkező e-maileket, vagy feltétlenül be kell kapcsolódnunk az adott irodai beszélgetésekbe.

3. Kommunikáció

Kommunikációra szükség van és ideális esetben a kommunikáció hatékony. A leghatékonyabb kommunikátorok e-mailekkel, telefonhívásokkal és megbeszélésekkel is növelik a közösségi produktivitást. Azonban, ezek a csatornák az időpazarlás táptalajai is lehetnek. Hányszor kaptunk már több bekezdésből álló, terjengős e-maileket, melyek mindössze egyetlen érdemi gondolatot tartalmaztak? Törekedjünk minél hatékonyabb kommunikációra és rá fogunk döbbeni, hogy több időnk lesz a produktív munkára!

4. Az alkalmazkodás elutasítása

Számos okunk lehet arra, hogy ne vállaljuk be az alkalmazkodást. Néhányan szeretjük, ha megvan a saját területünk és rögtön kiesünk a komfortzónánkból, ha netán ezen változtatnunk kell. Vannak olyan előre mindent megtervező maximalisták is, akik nem szeretnek változtatni a módszereiken, a terveiken még akkor sem, ha a körülmények megváltoznak. Minden esetben, amikor egy helyzetben változás áll be, mérhetetlen mennyiségű drága munkaidőbe kerülhet nekünk, ha nem vagyunk hajlandóak munkamódszerinket a helyzethez alakítani, alkalmazkodni. Képzeljük csak el, hogy friss információt kapunk egy ügyfelünk meglévő szükségéről egy ajánlattal kapcsolatban. Épp ez az a pont, amikor meg kell állni az ajánlattétel készítésével és újra kell gondolni a meglévő információ birtokában a munkát.

5. A problémák rangsorolása

Tegyük fel, hogy sikerült felismernünk és leküzdenünk az összes időbeli problémát, amit eddig felsoroltunk. De biztosak vagyunk abban is, hogy a megfelelő feladatokat végezzük el munkaidőnkben? Vagy lehetséges, hogy jelentéktelen, illetve éppen szakterületünkből, munkakörünkből kieső ügyekbe temetkezünk bele oly mértékben, hogy nap végére marad a legfontosabb projekt, a munkánk oroszlán része?

Ha így van, rangsorolni kell a problémákat. Szerencsére ez megoldható, ha proaktívabban kezdjük rangsorolni és beosztani feladatainkat munka közben.